Urlaubsverfall und Übertragung
Bisher galt in deutschen Unternehmen die Regel: Urlaub verfällt automatisch zum Jahresende, wenn er bis dahin nicht genommen wurde (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Unter gewissen Voraussetzungen lässt sich der Urlaubsanspruch bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres übertragen. Dafür müssen allerdings dringende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen. Beispiele hierfür sind:
- Arbeitsunfähigkeit
- Mutterschutz
- Erhöhter Arbeitsbedarf
Urlaub darf nicht mehr automatisch verfallen
Bereits 2018 entschied der EuGH, dass Urlaubsansprüche nicht mehr grundsätzlich verfallen dürfen, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub nicht rechtzeitig genommen hat. In der Pflicht sei stattdessen der Arbeitgeber, auf den Urlaubsanspruch sowie dessen Verfall hinzuweisen.
Konkret bedeutet das: Der Urlaub darf nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber …
- den Arbeitnehmer über den bevorstehenden Verfall aufgeklärt hat,
- ihn dazu aufgefordert hat, den Urlaub zu beantragen, und
- ihm die Möglichkeit eingeräumt hat, den Urlaub zu nehmen.
Keine gesetzliche Verjährung ohne Mitwirkung
Die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers ist auch für die Verjährung des Urlaubsanspruchs ausschlaggebend. Bisher verfiel nicht genommener Urlaub spätestens nach drei Jahren gemäß § 195 BGB.
Zwar ist ein gesetzlich verankerter Urlaubsverjährung nach wie vor rechtens. Auch die Verjährung dürfe allerdings nur dann zur Anwendung kommen, wenn der Arbeitgeber seinen Auskunftspflichten nachgekommen ist.
Urlaubsanspruch im Blick behalten
In vielen Unternehmen werden Urlaubsanträge noch in Papierform an die Personalabteilung weitergeleitet. Diese Praxis macht es Arbeitnehmern schwer, ihren Urlaubsanspruch im Blick zu behalten. Dazu müssten sie über verfügbare und gewährte Urlaubstage separat Buch führen.
Der EuGH und das deutsche Arbeitsrecht entbinden Mitarbeiter von dieser Verantwortung. Stattdessen muss der Arbeitgeber den aktuellen Stand des Urlaubskontos transparent machen und vom Verfall bedrohte Urlaubstage rechtzeitig ankündigen. Ein digitales Portal, über das Mitarbeiter ihren Urlaubsstand selbst einsehen können, ist dafür die beste Lösung.
Online Urlaubskonto und digitaler Urlaubsantrag
Mit der teamspace Unternehmenssoftware haben Mitarbeiter Zugriff auf ihr Urlaubskonto. Sie können es jederzeit online einsehen und Urlaub digital beantragen. Das Urlaubskonto zeigt alle wichtigen Informationen für das laufende Kalenderjahr auf einen Blick:
- Urlaubsanspruch
- Resturlaub
- Genommener Urlaub
- Verfallener Urlaub
Vorgesetzte und Personalverantwortliche haben so alle Urlaubsstände ihrer Mitarbeiter auf einen Blick und können rechtzeitig vor Urlaubsverfall warnen. Eingehende Urlaubsanträge lassen sich digital prüfen und freigeben. Auf Wunsch werden auch Überstunden erfasst und angezeigt.
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