Wie finde ich eine passende Unternehmenssoftware?
Sie haben eine mögliche Unternehmenssoftware für Ihre Anforderungen gefunden und stehen nun vor der Herausforderung, das System auf Herz und Nieren testen zu wollen. Aber wie soll das funktionieren, ohne Aufwand für eine Schulung und in die Einrichtung des Systems zu investieren? In diesem Artikel möchten wir Hilfen geben, wie es trotzdem funktionieren kann.
Grundsätzlich kauft keiner gerne die Katze im Sack, daher stehen Sie mit diesem Problem nicht alleine da und viele Ihrer Kollegen gehen auch bereits so oder ähnlich vor.
Hier ein kleines Gedankenspiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben 4 Tage zum Testen Ihrer neuen Unternehmenssoftware geplant und Sie haben 4 Systeme in der engeren Auswahl. Bei gleicher Zeitverteilung auf alle vier Systeme, werden Sie 3 Tage in Systeme investieren, mit denen Sie später nie mehr arbeiten werden. Wenn Sie es nun irgendwie schaffen würden, innerhalb einer Stunde pro System zu sagen, ob sich ein Weitertesten lohnt und sich dadurch auf 2 Systeme konzentrieren könnten, werden Sie Ihre Zeit besser nutzen.
Ziel ist es, möglichst schnell unpassende Systeme zu erkennen und auszusortieren. Dazu zählt auch, dass Sie Ihre Zeit nicht mit der Recherche oder dem Wälzen von Handbüchern vertun sollten. Fragen Sie nach! Die meisten Anbieter beantworten Ihnen gerne Ihre Frage und zeigen Ihr System. Schneller geht es nicht.
Folgende Fragen sollten Sie dabei im Vorfeld für sich und Ihr Unternehmen klären:
A: Was sind Dinge, die funktionieren müssen?
B: Was sind Dinge, die Sie auf jeden Fall testen bzw. sehen möchten?
C: Welches Budget steht mir zur Verfügung und mit wie vielen Kollegen möchte ich bis wann auf dem neuen System produktiv arbeiten.
Unsere Tipps und Empfehlungen für Ihre Testphase
Tipp 1: Erwartungen festhalten
Schreiben Sie in Stichworten auf, was Sie suchen und erwarten. Das erleichtert die Suche ungemein, da Sie 1. sprachfähig bei Rückfragen sind und sich 2. bei der Suche darauf konzentrieren können. Es ist Ihr Text, also so kurz wie möglich, so lang wie nötig. Bleiben Sie realistisch und bitte keine Romane, die alles verwässern.
Tipp 2: Kriterien-Checkliste anlegen
Erstellen Sie eine Checkliste mit Kriterien, die für Ihre Entscheidung wichtig sind. Versuchen Sie diese Kriterien hinsichtlich der Wichtigkeit in etwa gleich große Gruppen zu unterteilen.
A: Müssen zu 100% erfüllt sein
B: Sollten erfüllt sein
C: Nice to have
Tipp 3: Use Cases entwickeln
Versuchen Sie aus den Kriterien A und B Use Cases zu entwickeln, also Prozesse zu beschreiben, wie Sie die Kriterien abbilden und testen können und was Sie dabei erwarten.
Tipp 4: Sich beraten lassen
Das ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp: Versuchen Sie jetzt nicht alleine Ihre Use Cases in der Ihnen unbekannten Software abzubilden. Das kostet erstens unnötig Zeit und zweitens enorm viel Nerven. Fragen Sie einfach nach, ob Sie eine Produktpräsentation bekommen können, um Ihre Anforderungen schnell und kompetent zu klären.
Falls Sie keinen Berater kontaktieren möchten, sollten Sie sich zunächst unsere Videotutorials anschauen. Für teamspace finden Sie eine Sammlung von Anleitungen unter Erste Schritte. Den Link finden Sie auch in Ihrem Testaccount sowie ganz unten auf der teamspace Homepage. Über die Anleitungen lernen Sie grundsätzliche Bedienungskonzepte und erfahren auch etwas über methodische Konzepte, aber es bedeutet darüber hinaus viel Arbeit für Sie, herauszufinden, ob ihre Anforderungen erfüllt werden. Ein Gespräch mit einem kompetenten Ansprechpartner ist die schnellste und einfachste Art die Erfüllung Ihrer Anforderungen zu prüfen.
Tipp 5: Ausschlusskriterien prüfen
Falls es bei der Präsentation bereits Kriterien gibt, die nicht erfüllt werden, brechen Sie den Test ab. Sie haben ca. 1 Stunde investiert und können Ihre Zeit besser mit anderen Systemen nutzen. Im anderen Fall sollten Sie nach einer Testumgebung fragen, falls sie die nicht bereits haben und auch direkt einen Folgetermin für Zwischenfragen vereinbaren.
Der „Abbrechentipp“ gilt natürlich auch für den weiteren Prozess. D. h. falls sich irgendwann Kriterien ergeben, dass es nicht weiter gehen soll, einfach ansprechen und der Prozess wird abgebrochen. Das ist einfach und unkompliziert und spart die Zeit aller Beteiligten. Die meisten Berater verstehen sich auch eher als technischer Berater denn als hartnäckiger Vertriebler und sind dankbar für eine klare Aussage.
Tipp 6: Selbst testen
Solange Ihre groben Anforderungen alle machbar sind, geht es weiter mit dem eigentlichen Test. Wichtig dabei ist es: Erst nach der jeweiligen Lösungspräsentation versuchen Sie Ihr Glück alleine, um ein Gefühl für die Software zu bekommen. Während Sie testen, schreiben Sie alle Dinge und Fragen auf, die sich ergeben. Das werden wahrscheinlich einige sein, aber nehmen Sie darauf keine Rücksicht. Beim Folgetermin mit Ihrem Berater klären Sie alles, lassen sich Dinge nochmal zeigen oder besprechen neuen Anforderungen.
Testen ist Teamarbeit
Auf diese Weise schonen Sie Ihre Zeit und nutzen die Zeit Ihres Beraters effektiv. Je weiter der Prozess fortgeschritten ist, desto sicherer werden Sie in ihrer Entscheidung. Bedenken Sie immer: Ihr Berater ist der Fachmann für die Software und Sie sind der Fachmann für Ihre Prozesse und Anforderungen. Zusammen sind Sie ein gutes Team.
Viel Erfolg beim Testen von teamspace!
Thorsten Lenk