Software zur Online Reisekosten­abrechnung

Reisekosten online abrechnen

Reisekosten manuell abzurechnen, ist mühselig und fehleranfällig. Besser ist eine Software, die Ihnen das Rechnen und Verbuchen abnimmt. Noch besser ist eine Software, mit der Ihre Mitarbeiter alle Reisebelege schon vor Ort in die Cloud hochladen können. So sieht moderne Reisekostenabrechnung mit teamspace aus.

Belege digital erfassen

Dank digitaler Belegerfassung dokumentieren Sie Ihre Reisequittung einfach unterwegs. Ein Smartphone und eine Internetverbindung reichen aus.

  • 1. Beleg abfotografieren
  • 2. Daten hochladen
  • 3. Reisekosten abrechnen

„Arbeitszeiterfassung in Kombination mit dem Faktura-Modul sowie der Reisekostenabrechnung haben uns damals die Entscheidung leicht gemacht.“

 

Häufig müssen Reisekosten an Kunden weiterverrechnet werden. Auch komplexe Abrechnungsregeln lassen sich direkt im System abbilden.

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Alle Reisekosten dokumentieren

Hinterlegen Sie alle Kosten, die während einer Reise angefallen sind. So funktioniert die anschließende Reisekostenabrechnung besonders einfach.

  • Fahrtkosten für Bahn, Auto oder Flugreisen
  • Spesen bzw. Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • und vieles mehr

Verpflegungs­mehraufwand berechnen

Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind für teamspace kein Problem. Verpflegungsmehraufwände berechnet die Software automatisch für Sie nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen.

Einzel- & Sammelabrechnung

Rechnen Sie einzelne Belege ab oder gesammelt. Egal ob am Ende der Reise oder des Monats. teamspace hält auf jeden Fall die richtige Abrechnung für Sie parat.

Reisekosten online prüfen

Bilden Sie Ihren kompletten Prüfungsprozess mit teamspace digital ab. Teammitglieder geben Ihre Reisekosten online zur Prüfung frei. Der zuständige Prüfer erhält über das System automatisch eine Benachrichtigung und kann die Prüfung vornehmen. Nach erfolgter Prüfung wird auch der Antragsteller über das Ergebnis informiert.

Reisekostenabrechnung | teamspace

Funktionen der Rechnungssoftware im Überblick

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Online Reisekostenabrechnung mit der teamspace Software

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Allgemeines zur Reisekostenabrechnung

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Dazu zählen z. B. Fahrtkosten, Kosten für Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwände und Reisenebenkosten.

Für welche Reisen werden Kosten abgerechnet?

Reisekosten können immer dann abgerechnet werden, wenn Sie eine Dienstreise für Ihr Unternehmen antreten. Voraussetzung ist, dass das Ziel der Auswärtstätigkeit außerhalb der eigenen Stadt liegt. Typische Dienstreisen sind beispielsweise:

 

  • Kundentermine
  • Besuch anderer Niederlassungen
  • Messen, Schulungen oder Tagungen

Welche Kostenarten gibt es?

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die bei der Hin- und Rückfahrt, für Fahrten am Zielort und bei Zwischenheimfahrten anfallen. Folgende Verkehrsmittel sind dabei inbegriffen:

 

  • Privatfahrzeug
  • Mietwagen
  • Bahn
  • Taxi
  • Flugzeug

Liegt für die Beförderung ein Ticket bzw. Beleg vor, richtet sich die Erstattung nach der Höhe der Kosten. Fahrten mit dem Privat-PKW können Sie entweder mit einer Kilometerpauschale oder dem Kilometersatz abrechnen.

 

  • Die Kilometerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer für Autos und 20 Cent pro Kilometer für Mopeds oder Motorräder.
  • Für den Kilometersatz sind jährlichen Gesamtkosten für den PKW ausschlaggebend. Sie werden durch die Anzahl gefahrener Kilometer geteilt.

Übernachtungs­kosten

Übernachtungskosten entstehen, wenn Sie während einer Dienstreise in einem Hotel oder einer Ferienwohnung übernachten. Die Kosten, die Sie privat tragen, werden in der Regel erstattet. Fallen keine Kosten für die Übernachtung an, können Sie auf die Übernachtungspauschale zurückgreifen. Sie liegt bei 20 Euro pro Nacht.

Verpflegungs­mehraufwand

Die Verpflegung vor Ort (Essen, Getränke) wird mit Verpflegungspauschalen verrechnet. Für Reisen innerhalb Deutschlands gilt folgende Staffelung:

 

  • 14 € für Dienstreisen zwischen 8 h und 24 h
  • 28 € für Dienstreisen ab 24 h

An- und Abreisetage werden unabhängig davon, wie lange die Reise gedauert hat, immer mit 14 € angesetzt.

Sind Mahlzeiten im Hotelpreis inbegriffen oder werden vom Kunden übernommen, muss die Pauschale gekürzt werden. Dabei gilt:

 

  • 20 % Abzug für Frühstück
  • 40 % Abzug für Mittag- und Abendessen

Reiseneben­kosten

Weitere Kosten, die während der Dienstreise anfallen, zählen zu den Reisenebenkosten. Dazu gehören z. B.:

 

  • Park- und Mautgebühren
  • Schäden bzw. Versicherung bei Reisegepäck
  • Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen
  • Kosten für dienstliche Telefonate

Nicht erstattet werden z. B. Bußgelder oder Kosten für Pay-TV.