Projektportfolios erfolgreich zusammenstellen und umsetzen
Es ist eine Situation, wie sie häufig in Unternehmen vorkommt: Viele Projekte, beschränkte Ressourcen und ein Stichtag, zu dem die Umsatzzahlen erreicht werden müssen oder das neue Produkt veröffentlicht werden soll.
Dabei stellen sich Entscheider zwei wesentliche Fragen:
- Welche Projekte und Aufgaben sollen wir durchführen, um den größten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen?
- Wie stellen wir sicher, dass die ausgewählten Projekte und Aufgaben zum Stichtag fertig sind?
Mit teamspace stellen Sie einfach Ihr Wunsch-Projektportfolio zusammen und vergleichen es mit Alternativszenarien. So können Sie in Echtzeit beurteilen, welches Portfolio den größten Nutzen stiftet und ob die vorhandenen Teamkapazitäten ausreichen. Bei der Umsetzung unterstützt Sie das integrierte Projektmanagement. Damit arbeiten Sie agil, klassisch oder hybrid. So holen Sie das Maximum für Ihre Unternehmensziele heraus.
Viele Projekte, begrenzte Ressourcen, ein Ziel
Die Priorisierung von Projekten ist oft nicht einfach, denn strategische Ziele konkurrieren mit schnellem Umsatz, interne Projekte mit Kundenaufträgen, kleine Projekte mit großen Projekten oder Zeitpläne mit den verfügbaren Ressourcen.
In diesem Spannungsfeld greifen viele Unternehmen zur vermeintlich einfachsten Lösung. Projekte werden in einer starren Pipeline abgearbeitet und wer am lautesten nach Ressourcen schreit, bekommt sie auch.
Diese Methode ist pragmatisch und hilft den Beteiligten dabei, das laufende Geschäft zu bewältigen. Am Ende steht aber oft Ernüchterung: Wir haben wieder die Umsatzziele verfehlt, das Produkt erfüllt die Erwartungen nicht oder die Kunden sind unzufrieden, weil Deadlines nicht eingehalten wurden.
Besser ist eine Lösung, die vorab festlegt, welche Ziele bis zum nächsten Meilenstein erreicht werden sollen. Der Meilenstein kann der Quartalsabschluss sein, ein geplantes Produktrelease, eine Messe oder ähnliches.
Tools aus dem Multiprojektmanagement
Die Instrumente, die Unternehmen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen, heißen Projektportfolio- und Programmmanagement. Sie sind spezielle Formen des Multiprojektmanagements, unterscheiden sich aber in ihrem Grundverständnis.
Programmmanagement
Das Programmmanagement betrachtet Projekte, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Die Projekte müssen dabei nicht notwendigerweise in einer inhaltlichen Beziehung zueinander stehen. Das Anliegen des Programmmanagements besteht darin, die einzelnen Projekte so zu steuern, dass sie möglichst optimal zur Erreichung des übergeordneten Ziels beitragen.
Projektportfoliomanagement
Gemäß Projektportfoliomanagement (PPM) konkurrieren die Projekte im Unternehmen um vorhandene Ressourcen – Material, Maschinenzeiten oder Personalkapazitäten. Das Ziel des PPM ist, aus der gesamten Projektlandschaften diejenigen Projekte auszuwählen, die unter den gegebenen Bedingungen den größtmöglichen Mehrwert für das Unternehmen bieten.
Beide Ansätze zielen darauf ab, Projekte aus der vorhandenen Projektlandschaft so zu wählen und zu steuern, dass sie innerhalb der gegebenen Restriktionen (beschränkte Ressourcen etc.) einen möglichst großen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten.
Mit teamspace machen Sie sich diesen Grundgedanken zunutze. Mithilfe virtueller Meilensteine planen Sie im Voraus, welche Aufgaben und Projekte Sie bis zum Stichtag realisieren möchten. Die Auswirkungen sehen Sie in Echtzeit. So können Sie verschiedene Szenarien ausprobieren, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Die beiden folgenden Beispiele zeigen anhand konkreter Anwendungsfälle, wie die Portfolioplanung Unternehmen bei der Planung und Umsetzung ihrer Projekte unterstützt.
Eine Agentur plant das nächste Quartal
Agenturarbeit ist oft sehr dynamisch und Auftragsspitzen und Umsatzlücken liegen nah beieinander. Um die Quartalsziele zu erreichen und das Team gleichzeitig nicht zu überlasten, ist es sinnvoll, das Projektportfolio der kommenden Wochen zu planen.
Häufig konkurrieren dabei einzelne große Kunden mit einer Vielzahl kleinerer Projekte. Bestimmte Aufgaben sind besonders profitabel, andere wiederum für die Zusammenarbeit strategisch wichtig. Nehmen wir an, Sie leiten die Agentur und haben sich das Ziel gesetzt, im kommenden Quartal einen Umsatz von mindestens 80 TEUR zu erzielen. Dafür steht Ihnen eine Teamkapazität von 2000 h zur Verfügung.
Mit teamspace richten Sie einen virtuellen Meilenstein ein und terminieren ihn auf das Ende des Quartals. Nun können Sie Aufgaben aus Ihrer Projektlandschaft auswählen und diese einem virtuellen Meilenstein zuordnen. Dieser Meilenstein sammelt über alle Projekte hinweg diejenigen Arbeitspakete, die Sie ihm zuweisen und stellt Ihnen Statistiken dazu bereit.
So können Sie prüfen, ob Sie mit der gewählten Projektzusammenstellung Ihre Ziele erreichen und diese mit alternativen Portfolios vergleichen. Außerdem stellen Sie sicher, dass die vorhandenen Kapazitäten ausreichen, um die Projekte im Portfolio zu stemmen.
Ein Softwareentwickler plant das nächste Release
Die Releaseplanung ist zentral für IT-Unternehmen, die über ein eigenes Softwareprodukt verfügen. Dabei geht es um Fragen wie …
- Welche Features sollen durch interne Projekte entwickelt werden?
- Welche Kundenprojekte sollen in das nächste Release Einzug halten?
Beide Projektarten konkurrieren untereinander und zusätzlich mit Aufgaben im Tagesgeschäft, wie z. B. dem Beheben von Bugs oder Hotfixing. Nehmen wir nun an, folgende Ziele sollen mit dem Release erreicht werden:
- Einnahmen in Höhe von mindestens 60 TEUR.
- Ein Anteil interner Featureentwicklung von mindestens 30 %.
Über Farbmarkierungen können Sie interne Projekte kenntlich machen. Ordnen Sie diese Projekte anschließend einem virtuellen Meilenstein zu, können Sie in der entsprechenden Statistik den Anteil interner Projekte ablesen. Durch das Anlegen mehrerer Meilensteine lassen sich unterschiedliche Szenarien abbilden und Portfolios miteinander vergleichen.
Projekte im Portfolio abwickeln und überwachen
teamspace unterstützt Sie nicht nur bei der Planung Ihrer Projekte, sondern auch bei der konkreten Umsetzung. Je nach Philosophie können Sie dabei auf einen herkömmlichen Projektstrukturplan zurückgreifen oder Ihre Projekte agil managen. Auch ein Hybrides Projektmanagement ist möglich. Damit kombinieren Sie klassische Planung mit einer iterativen Projektabwicklung gemäß der Scrum-Methodik.
Weisen Sie Ihrem Projektteam einfach Aufgaben zu. Über den Aufgabenmanager sehen Sie den kompletten Überblick und Ihre Mitarbeiter jeweils die für sie anstehenden Aufgaben. Darauf können Ihre Teammitglieder Zeiten buchen und den Status der Aufgaben verändern, wenn sie gerade in Arbeit sind oder bereits zur Abnahme bereitstehen.
Das Besondere am Projekt-Tool ist, dass Sie das Controlling speziell für Ihren Meilenstein einrichten können. Sie sind dann nicht darauf angewiesen, mehrere Projekte parallel im Auge zu behalten, sondern erhalten über ein zentrales Dashboard Auskunft zu genau den Arbeitspaketen, die Ihrem Meilenstein zugeordnet sind. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick ablesen, ob sich Ihr Projektportfolio wie gewünscht entwickelt.
Bereit, Ihr Projektportfolio mit teamspace zu managen?
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