Externe Leistungen weiterverrechnen
Mit teamspace können Sie externe Leistungen schnell und bequem an Ihre Kunden weiterberechnen. Dafür steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, aus einer Eingangsrechnung eine Kostenabwicklung für Rechnungen zu erstellen. Der Rechnungsbetrag wird dabei in ein eigenständiges Kostenelement umgewandelt, das Sie mit einem Kundenprojekt verknüpfen können. Über den zugehörigen Auftrag fließen diese Kosten automatisch in die nächste Rechnung ein.
Erfassen der Eingangsrechnung
Sie können Eingangsrechnungen auf unterschiedliche Arten erfassen. Betrachten wir zunächst den Mailempfang. In diesem Fall ist die Eingangsrechnung einer E-Mail angehängt. Sie können nun aus dem Anhang eine Eingangsrechnung erzeugen. Besonders komfortabel ist das, wenn es sich um eine E-Rechnung handelt. Dann werden alle Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und ins System überführt. Wenn Sie die Rechnung nicht direkt per Mail im System empfangen, können Sie den Beleg auch zunächst im System erzeugen und die E-Rechnung einfach per Drag & Drop verknüpfen.
Sind Sie mit den Grundeinstellungen des Belegs zufrieden, wird die Eingangsrechnung im Hintergrund erzeugt. Dabei werden auch die einzelnen Positionen des Belegs mithilfe eines Standardeingangsartikels ins System überführt.
Alternativ können Sie Eingangsrechnungen direkt im Rahmen der Schnellerfassung von Ausgaben hochladen. Dabei wird das Kostenelement angelegt und mit der Rechnung verknüpft. Gerade für Quittungen mit einer Position ist dies eine schnelle und einfache Methode, um die Kosten im System zu erfassen und die Rechnung direkt anzuhängen.
Mehr zu den Möglichkeiten, um Kosten einer E-Rechnung zu erfassen, erfahren Sie in folgendem Video. Mehr zu E-Rechnungen gibt es hier!
Kostenabwicklung für Rechnungen
Pro Kostenelement können Sie entscheiden, ob und wie eine Verrechnung gegenüber dem Kunden stattfinden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Keine Verrechnung: Das Kostenelement wird nicht an den Kunden weiterverrechnet.
• Manuelle Verrechnung: Der abrechenbare Betrag wird manuell festgelegt.
• Verrechnung über das Kostenelement: Die Kosten werden eins zu eins weiterverrechnet.
• Verrechnung über die Preisliste: Der abrechenbare Betrag richtet sich nach dem Artikelpreis in der Preisliste des Auftrags.
• Verrechnung über die Auftragsposition: Der Betrag ergibt sich aus der Auftragsposition, in die die Kosten einfließen.
Transparente Kostenübersicht
Im Kostenreiter des Auftrags sehen Sie alle angefallenen Kosten, die in die nächste Rechnung übernommen werden. Für maximale Transparenz können Sie eine Kostenaufstellung erstellen. Dieses Dokument wird der Rechnung beigefügt – ähnlich einem Tätigkeitsnachweis – und listet alle Kostenelemente übersichtlich auf. So behalten Ihre Kunden stets den Überblick über die verrechneten Leistungen.
Mit teamspace wird die Verrechnung externer Leistungen nahtlos in Ihren Workflow integriert – effizient, flexibel und kundenorientiert.
