Der Begriff der Projektsteuerung
Der Begriff „Projektsteuerung“ fällt in vielen Bereichen des Projektmanagements. Es gibt allerdings keine einheitliche Definition oder Abgrenzung zu verwandten Begriffen wie z. B. „Projektcontrolling“ oder „Projektleitung“.
Ursprünglich stammt der Begriff „Projektsteuerung“ aus dem Baumanagement. Er wurde 1977 in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) eingeführt. Dazu zählen Aufgaben wie das Erstellen eines Termin- und Zahlungsplans, das Koordinieren der Projektbeteiligten sowie die Abstimmung mit dem Auftraggeber. Mit der aktualisierten Fassung der HOAI von 2009 wurde das Leistungsbild der Projektsteuerung allerdings nicht weiter fortgeführt.
Ziel und Aufgaben der Projektsteuerung
Die Projektsteuerung schließt sich an die Projektplanung an. Sie wird über die gesamte Dauer des Projekts durchgeführt. Das wesentliche Ziel besteht darin, die zentralen Kennzahlen eines Projekts (Ist-Werte, z. B. bezüglich Dauer, Kosten und Ergebnissen) möglichst nah an den Planwerten zu halten.
Die Projektsteuerung soll also sicherstellen, dass der Projektplan möglichst gut umgesetzt wird, die gesetzten Ziele erreicht und dabei keine der Randbedingungen (Budgetgrenze, Zeitvorgabe etc.) verletzt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Projektsteuerer eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Teammitglieder des Projekts anleiten und führen.
- Projektkennzahlen regelmäßig überwachen.
- Arbeitspakete starten und Projektergebnisse abnehmen.
- Projektziele und Projektplan anpassen, falls nötig.
- Ausreichende Versorgung mit Ressourcen und finanziellen Mitteln sicherstellen.
- Mit Auftraggeber und Subunternehmern verhandeln.
- Beschlüsse des Lenkungsausschusses umsetzen.
- Projektaudits beantragen.
- Projektabschluss bzw. -abbruch feststellen/beantragen.
Wer ist für die Projektsteuerung zuständig?
Für die konkrete Umsetzung eines Projekts ist die Projektleitung zuständig. Sie gibt Arbeitsanweisungen und richtet sich dabei nach dem Projektplan. In vielen Fällen übernimmt die Projektleitung auch die Aufgaben der Projektsteuerung. Das ist allerdings nicht immer der Fall.
Vor allem bei größeren und komplexeren Projekten ist es häufig sinnvoll, die Aufgaben der Projektleitung von denen der Projektsteuerung zu trennen. Bei diesem Modell organisiert und führt die Projektleitung die konkrete Arbeit, wohingegen sich die Projektsteuerung darauf konzentriert, das Projekt zu überwachen und den „groben Kurs“ zu halten.
Entscheidend ist dabei, dass die Projektleitung im Gegensatz zur Projektsteuerung über die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis verfügt.
Methodik der Projektsteuerung
Die Projektsteuerung funktioniert wie ein Regelkreis aus Überwachen und Lenken. Sie bedient sich der Werkzeuge aus dem Projektcontrolling, um den Projekterfolg zu überwachen. Daraus leitet die Projektsteuerung Empfehlungen ab, die sie an die Projektleitung weitergibt.
Die drei wichtigsten Größen, die die Projektsteuerung im Auge haben sollte, sind Zeit, Budget und Leistung. Sie bilden zusammen das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, auf welche Tools und Methoden Sie zurückgreifen können, um Ihre Projekte effektiv zu steuern.
Termine und Fristen einhalten
Dass Projekte nicht rechtzeitig fertig werden, ist ein weit verbreitetes Übel. Manchmal ist dagegen auch die beste Projektsteuerung machtlos. Es gibt aber eine ganze Reihe von Möglichkeiten, mit denen Sie das Risiko einer Verzögerung so klein wie möglich halten.
Projektfortschritt überwachen
Der Projektfortschritt ist eine Prozentzahl, die angibt, welchen Anteil der Projektarbeit Sie bereits erledigt haben. Sie können den Projektfortschritt im einfachsten Fall bestimmen, indem Sie die bereits erledigten Arbeitspakete durch die Anzahl aller Arbeitspakete im Projekt teilen. Voraussetzung ist, dass die Arbeitspakete ähnlich umfangreich sind. Ist eine Aufgabe deutlich größer als eine andere, sollten Sie die Pakete unterschiedlich gewichten.
Weit verbreitet und in der Handhabung deutlich einfacher ist, eine Softwarelösung wie teamspace dafür einzusetzen. Sie berechnet den prozentualen Fortschritt automatisch anhand des Fortschritts der einzelnen Arbeitspakete. Dazu tragen die Mitglieder Ihres Projektteams in der Software ein, wie weit Sie eine Aufgabe bereits abgeschlossen haben.
Mit dieser Information können Sie jederzeit den aktuellen Projektfortschritt mit Ihren Planwerten vergleichen. So stellen Sie schnell und effektiv fest, ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt. Gibt es Verzögerungen, sollten Sie nachforschen, woran es hakt. Fehlt Material, sind zu viele Mitarbeiter krank oder dauern Abstimmungsprozesse zu lange? Kennen Sie erst einmal die Ursache, lässt sich das Projekt in vielen Fällen beschleunigen.
Projektzeiten erfassen und auswerten
Häufig werden Projekte sehr genau geplant. Vorgänger und Nachfolger sind klar definiert und es steht genau fest, wann eine Aufgabe spätestens begonnen und wann sie spätestens abgeschlossen sein sollte. Das ist sehr löblich, das volle Potenzial einer solchen Planung entfaltet sich allerdings erst, wenn Sie auch die tatsächliche Arbeitszeit (also die Ist-Zeiten) erfassen.
Geben Sie nur Planwerte vor, ohne den tatsächlichen Zeitaufwand zu bestimmen, ist das so, als würden Sie eine detaillierte Wanderkarte erstellen, aber dann das GPS-Gerät nicht mitnehmen, mit dem Sie bestimmen könnten, wo Sie gerade stehen.
Damit Sie auch während des Projekts den Durchblick behalten, ob Ihre Zeitvorgaben eingehalten werden, sollten Sie die Arbeitszeit erfassen, die Ihre Teammitglieder in die einzelnen Projektaufgaben investieren. Natürlich können Sie dafür eine Excel-Liste anlegen. Sie sparen sich allerdings viel Zeit und vmtl. auch einige Nerven, wenn Sie auf eine spezialisierte Softwarelösung wie teamspace zurückgreifen.
Mit einer Projektzeiterfassung dokumentieren Ihre Teammitglieder online die Zeit, die Sie für ein bestimmtes Arbeitspaket verwendet haben. Die Projektsteuerung kann diese Zeiten einsehen und mit den Planwerten abgleichen. Besonders komfortabel geht das, wenn Sie die Zeitbudgets vorab in Form von Kapazitäten vorgeben. Dabei hilft Ihnen die Kapazitätsplanung in teamspace.
Stellen Sie nun fest, dass die Projektzeit eines Arbeitspakets deutlich über der geplanten Kapazität liegt, können Sie der Abweichung unmittelbar auf den Grund gehen. Ohne Kapazitätsplanung und Projektzeiterfassung würden Sie die Verzögerung schlimmstenfalls erst dann bemerken, wenn die Deadline für das späteste Ende bereits verstrichen ist.
Meilensteine im Blick behalten
Meilensteine sind für jedes Projekt von zentraler Bedeutung, schließlich markieren sie die wichtigsten Eckpunkte eines Projekts. Wird ein Meilenstein nicht oder zu spät erreicht, entstehen oft erhebliche Folgekosten bis hin zum Projektabbruch.
Ein nützliches Tool, um Projektverzögerungen frühzeitig zu erkennen, ist die Meilensteintrendanalyse. Dabei tragen Sie die geplanten Termine Ihrer Meilensteine in ein Koordinatensystem ein. Anschließend bewerten Sie regelmäßig (z. B. beim monatlichen Projektmeeting), ob der Termin aus aktueller Sicht realistisch ist oder ob er verschoben werden müsste. Den neuen Termin tragen Sie ebenfalls ein. Im Laufe der Zeit ergibt sich daraus eine Grafik, die zeigt, wie sich Ihre Meilensteine auf der Zeitachse entwickeln.
Wandert die Linie eines Meilensteins kontinuierlich nach oben, wird der Meilenstein nicht rechtzeitig erreicht. Bleibt sie hingegen auf einem Level, läuft alles nach Plan.
Kosten innerhalb des Budgets halten
Der Erlös Ihres Projektes bestimmt sich im Regelfall aus dem Auftragswert des Kunden und den Projektkosten. Höhere Kosten schmälern also direkt Ihre Marge. Deshalb lohnt es sich, darauf zu achten, dass sich die Kosten im gewünschten Rahmen halten.
Projektausgaben erfassen
Während eines Projekts müssen häufig Ressourcen eingekauft werden. Dabei geht es beispielsweise um Material oder externes Personal. Nur wenn diese Projektausgaben systematisch erfasst werden, können Sie eine zuverlässige Aussage zu den Kosten Ihres Projekts treffen.
Die Rechnungen erhalten Sie auf unterschiedliche Art. Manches kommt als PDF per Mail, andere Rechnungen per Post oder als Quittung zu einer Lieferung. Am einfachsten ist die Buchführung, wenn Sie alle Belege digital und an einem zentralen Ort ablegen.
Dafür ist eine Online-Lösung wie teamspace besonders geeignet. Durch den Cloud-Zugang können Projektverantwortliche jederzeit und überall Belege digital ablegen oder abfotografieren und ins System hochladen. Dank digitaler Belegerfassung gelingt die Dokumentation schnell und unkompliziert. Einmal, im System lassen sich die Belege Ihren Projekten zuordnen. Die Kostenpositionen werden dann automatisch in die Projektaufstellung übernommen.
Deckungsbeitrag bestimmen
Haben Sie alle Kosten erfasst und berechnet, ist es nur noch ein kleiner Schritt zum Deckungsbeitrag. Obwohl der Deckungsbeitrag eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl ist, wird er in Projekten oft vernachlässigt. Der Grund liegt häufig darin, dass sich Projektverantwortliche davor scheuen, Zeiten und Kosten systematisch zu erfassen.
Software für die Projektsteuerung berechnet Ihnen den Deckungsbeitrag automatisch. Daraus können Sie ablesen, wie sich die Profitabilität Ihres Projektes entwickelt.
Umfang und Qualität sicherstellen
Der Umfang und die Qualität Ihres Projektergebnisses entscheiden darüber, ob der Kunde zufrieden ist. Die Erwartungen des Kunden und die Leistungsversprechen des Auftragnehmers werden bereits mit dem Lasten- und Pflichtenheft ausführlich dokumentiert. Doch auch im Projektverlauf sollten Sie durch regelmäßige, direkte und offene Kommunikation sicherstellen, dass der Kunde im Bilde bleibt und das Projekt nicht früher oder später „falsch abbiegt“. So bewahren Sie sich vor unschönen Überraschungen bei der Übergabe.
Projektdokumentation pflegen
Projektdokumentation ist kein Selbstzweck, sie hilft Ihnen in vielerlei Weise:
- Sie finden relevante Informationen schnell und unkompliziert.
- Sie können den Projekt-Stakeholdern präzise Auskünfte geben.
- Sie vermeiden Missverständnisse und schaffen Rechtssicherheit.
Arbeiten zu dokumentieren ist allerdings eine unbeliebte Aufgabe, denn sie kostet Zeit. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie Ihren Teammitgliedern das Dokumentieren so einfach wie möglich machen und regelmäßig kontrollieren, dass allen Dokumentationspflichten nachgekommen wird.
Projektsteuerungs-Software wie teamspace stellt dafür Vorlagen bereit, die das Projektteam direkt online bearbeiten kann, egal ob Word, Excel oder PowerPoint. Auch Bilder lassen sich hochladen. Zudem koppeln Sie auf Wunsch den Status von Arbeitspaketen an die Dokumentation.
Qualität managen
Mit einer guten Projektdokumentation managen Sie auch Umfang und Qualität des Projektergebnisses. Eine bekannte Methode dafür ist das Stage-Gate-Modell. Es wurde in den Achtzigerjahren von Robert Cooper entwickelt. Das Modell hatte ursprünglich zum Ziel, möglichst effektiv Produktinnovationen zu entwickeln. Die grundlegende Idee lässt sich aber auf das allgemeine Projektmanagement übertragen.
Das Stage-Gate-Modell legt einen besonderen Fokus auf die Qualität des Ergebnisses. Dazu wird der Projektprozess in mehrere Stufen bzw. Phasen eingeteilt. Auf das Ende jeder Stufe folgt ein Tor (Gate). Dabei wird die Qualität des bis dahin erreichten Projektergebnisses anhand vordefinierter Kriterien beurteilt. Anschließend entscheidet die Projektsteuerung, ob das Projekt weitergeführt wird oder ob nachgebessert werden muss.
Bei den Kriterien unterscheidet man zwischen „Must-meet“ und „Should-meet“. Erstere sind zentrale Anforderungsfragen, die nur mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Wird eine der Must-meet-Anforderungen nicht erfüllt, muss zwingend nachgebessert oder das Projekt ggf. sogar abgebrochen werden. Should-meet-Anforderungen sind für das Projektergebnis ebenfalls wichtig, aber nicht entscheidend. Sie werden auf einer Skala von null bis zehn beurteilt. Das Ziel ist, alle Must-meet-Anforderungen zu treffen und die Should-meet-Kriterien möglichst gut zu erfüllen.
Softwaretool für die Projektsteuerung
Die Projektsteuerung ist ein in hohem Maße datengetriebener Regelkreislauf. Um diesen Prozess möglichst effektiv und professionell abzubilden, greifen Sie am besten auf eine All-in-One Softwarelösung für Ihr Projektmanagement zurück. Mit einem solchen System erfassen Sie alle relevanten Daten schnell und unkompliziert. Über eine Cloud-Anbindung kann Ihr Projektteam überall und jederzeit darauf zugreifen. Alle wichtigen Kennzahlen berechnet das System automatisch für Sie. Auf diese Weise haben Sie den vollen Überblick und können Ihre Projekte effektiv steuern.
Sie sind auf der Suche nach einer Softwarelösung für Ihre Projektsteuerung? Dann testen Sie teamspace 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich. Bei Fragen rund um die Software oder Projektsteuerung im Allgemeinen kontaktieren Sie gerne unser Beratungsteam.