Anlegen eines Projekts
Projekte in teamspace
teamspace bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Projekte zu strukturieren, Ihre Aufgaben zu planen und Ihren Kollegen zuzuweisen. Auch für die Kontrolle des Projekterfolges stehen Ihnen diverse Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie ein einfaches Projekt erstellen und planen können. Drei Informationen sind dabei besonders wichtig:
- Der Zeitplan (Wann beginnt das Projekt und wann muss es abgeschlossen sein?)
- Das Zeitbudget (Wie viel Arbeitszeit muss zur Umsetzung des Projekts geleistet werden?)
- Die Bearbeiter (Wer leistet die Arbeit, um das Projekt abzuschließen?)
Als Beispiel verwenden wir ein Projekt mit Frau Ignis Lumen der „Licht? Ja! AG“. Es umfasst 16 Stunden Beratung und eine eintägige Schulung.
1. Erstellen eines Projekts
Sie können ein Projekt auf unterschiedliche Weise erstellen. Wählen Sie bspw. im Hauptmenü „Projekte“ aus. Hier können Sie mit einem Klick auf das „+“-Symbol ein neues Projekt erstellen.
Nun können Sie bereits einige wesentliche Einstellungen vornehmen. Wählen Sie zunächst den passenden Projekttyp aus, bspw. Einführungsprojekt. Geben Sie dann einen Namen ein und wählen Sie den Kundenkontakt. Das Feld Kunde passt sich automatisch an den gewählten Kontakt an.
Im unteren Bereich des Dialogs können Sie die Laufzeit des Gesamtprojektes und den Status definieren. Wählen Sie bei Letzterem In Arbeit. Wenn Sie auf Speichern und öffnen klicken, sehen Sie eine Übersicht über Ihr neues Projekt.
2. Strukturierung eines Projekts
Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, können Sie dieses nun strukturieren. Zunächst sehen Sie nur eine einzige Ebene: das Hauptprojekt, das durch einen blauen Ordner dargestellt wird. Da Projekte meist aus mehreren Teilaufgaben bestehen, bietet Ihnen teamspace die Möglichkeit, Ihre Aufgaben u. A. in Teilprojekten und Arbeitspaketen zu organisieren.
- Teilprojekt dienen als zusätzliche Strukturebene, in der Arbeitspakete gruppiert werden können.
- Arbeitspakete stellen die tatsächlichen Aufgaben in einem Projekt dar.
Für unser Beispiel legen wir zwei Arbeitspakete an. Eines für Beratung und eines für Schulung. Nutzen Sie dazu die die „+“-Schaltfläche und wählen Sie Neues Arbeitspaket.
Tragen Sie im Erstellungsdialog den Namen des Arbeitspakets ein. Im Feld Geplante Zeit können Sie das Zeitbudget der Aufgabe eintragen. Tragen Sie hier 16h für 16 Stunden ein und klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie den Vorgang noch einmal für die eintägige Schulung.
3. Mitarbeiter im Projekt zuweisen
Nach dem Zeitplan und dem Budget müssen noch die Mitarbeiter im Projekt eingeplant werden. In der Spalte Projektrolle, können Sie Ihre Kollegen den Aufgaben zuweisen, als Bearbeiter oder Verantwortlicher. Wenn in der Projektstruktur der Bearbeitungsmodus aktiviert ist (erkennbar an den blauen Ecken der einzelnen Felder), können Sie mit einem Klick in das entsprechende Feld einen Kollegen als Bearbeiter einem Arbeitspaket zuweisen.
Nun sind der Zeitplan, das Zeitbudget und die Mitarbeiter im Projekt geplant. Die Arbeit kann beginnen.