Pauschalen einfacher abrechnen
Pauschalen sind Gegenstand vieler Aufträge. Sie treten in den verschiedensten Formen auf:
- Anfahrtspauschalen
- Reisekostenpauschalen
- Gebührenpauschale
- und viele mehr
- Wartungspauschalen
Pauschalen, die jeder Rechnung hinzugefügt werden, sind einfach zu managen. Schwieriger wird es, wenn Pauschalen nach bestimmten Regeln abgerechnet werden sollen – z. B. nach Dauer der Anfahrt, Anzahl Übernachtungen oder anderen Kriterien. Für solche Szenarien haben wir teamspace um einen neuen Regelartikel ergänzt, der Pauschalen auch nach komplexen Bedingungen prüfen und automatisch abrechnen kann.
Beispielhafte Abrechnungsszenarien
Im Folgenden stellen wir beispielhaft drei Szenarien vor, die auf herkömmlichem Weg umständlich abzurechnen sind. Mit den neuen teamspace Regelartikeln ist die Abrechnung dagegen ganz einfach, denn das System prüft automatisch, ob alle Bedingungen für die Abrechnung der Pauschale erfüllt sind.
Szenario 1: Einfache Wartungspauschale
Als Fachfirma für Photovoltaikanlagen besucht Ihr Technikerteam regelmäßig Kunden, um ihre Solaranlagen zu prüfen und zu warten. Der Wartungseinsatz wird nach Stunden abgerechnet, für die Kontrolle des Photovoltaik-Speichers berechnen Sie hingegen eine Pauschale in Höhe von 50 Euro, unabhängig davon, wie lange die Prüfung dauert.
Ihr Serviceteam bucht alle erbrachten Leistungszeiten wie gewohnt über die teamspace Online Zeiterfassung. Verfügt der Kunde über eine Speicheranlage, wird die Wartungszeit dafür auf eine separate Position „Speicherwartung“ gebucht. Der Regelartikel sorgt nun automatisch dafür, dass anstelle des Stundensatzes die Wartungspauschale auf der Rechnung erscheint.
Szenario 2: Gestaffelte Anfahrtspauschale
Für die Anfahrt Ihres Serviceteams berechnen Sie den Kunden eine Anfahrtspauschale. Sie möchten allerdings vermeiden, dass die Touren insgesamt zu lang werden. Deshalb verlangen Sie ab einer Anfahrtszeit von mehr als zwei Stunden eine zusätzliche Pauschale in Höhe von 100 Euro.
Die An- und Abfahrtszeiten bucht Ihr Team wie gewohnt. Der Regelartikel prüft nun automatisch, ob die auf die Anfahrt gebuchte Zeit mehr als zwei Stunden beträgt. Ist dies der Fall, wird die zusätzliche Anfahrtspauschale automatisch auf die Rechnung überführt. Anfahrten, die kürzer sind als zwei Stunden, werden regulär abgerechnet.
Szenario 3: Komplexe Reisekostenpauschale
Ihr Beratungsteam für komplexe Anlagen reist oft für mehrere Tage und arbeitet direkt beim Kunden. Für die Übernachtungen gilt eine eigene Pauschale von 300 Euro. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit diese greift:
- Der Berater bleibt insgesamt für mindestens zwei Tage beim Kunden.
- Er arbeitet pro Tag jeweils mindestens sechs Stunden vor Ort.
Ein spezieller Regelartikel prüft nun die verrechenbaren Reisezeiten. Wurden an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen jeweils mindestens sechs Arbeitsstunden gebucht, wird die Übernachtungspauschale angesetzt.
Die Lösung für Ihre Abrechnungen
Sie rechnen bei Ihren Kunden komplexe Pauschalen ab? Dann sind die Regelartikel in der teamspace Rechnungssoftware eine ideale Lösung für Sie. Sprechen Sie einfach direkt unser Beratungsteam an, wir helfen Ihnen gerne weiter.