Die Software, um Mahnungen zu schreiben
Mahnungen zu schreiben ist sicher nicht die angenehmste Arbeit, trotzdem muss sie manchmal erledigt werden. Umso wichtiger ist, dass Sie Mahnungen per Software möglichst schnell und unkompliziert schreiben und versenden können.
Dafür stellt die teamspace Rechnungssoftware für Sie automatisch alle Rechnungen im System zusammen. Den Zahlungsstatus können Sie direkt einsehen. Offene Forderungen lassen sich so auf einen Blick erkennen und anmahnen.
Mahnprozess einleiten
Ist die Rechnung fällig oder bereits überfällig? In teamspace haben Sie alle Infos an der Hand und sehen die Rechnung bei Bedarf direkt ein.
Die Software erinnert Sie auf Wunsch automatisch daran, wenn Sie einen Mahnprozess einleiten sollten und welche Mahnstufe fällig ist. Die Erinnerung richtet sich nach dem Zahlungsziel des Kunden oder der konkreten Rechnung. Sie entscheiden dann, ob Sie den Mahnprozess einleiten.
Automatische Mahnstufen
teamspace verfügt über mehrere automatische Mahnstufen. Sie können jederzeit von einer Mahnstufe in die nächste wechseln oder auch Stufen überspringen:
- Zahlungserinnerung
- Mahnung 1
- Mahnung 2
- Inkasso
Jedes Dokument wird automatisch aus der Rechnung erzeugt, auch Kontakt- und Rechnungsdaten werden übernommen. So schreiben Sie Mahnungen ganz bequem mit nur einem Klick.
Für jeder Mahnstufe hinterlegen Sie individuelle Vorlagen und müssen sich so um nichts mehr kümmern. Auch der Versand erfolgt automatisch als Mail aus dem System. Die Mahnung wird dabei als PDF-Datei angehängt.
Zahlungseingang buchen
Haben Sie die komplette oder eine Teilzahlung erhalten? Dann markieren Sie die Rechnung als vollständig oder in Teilen bezahlt. Ausstehende Forderungen bleiben jederzeit ersichtlich.
Storno und Gutschrift
Mit teamspace stornieren Sie Rechnungen GoBD-konform. Dafür pflegt die Software eine eigene Historie für jede Rechnung.
Stornieren Sie eine Rechnung, können Sie auf Grundlage der bisherigen eine neue anlegen und Anpassungen vornehmen. Alle ursprünglichen Daten und Inhalte bleiben erhalten.
Funktionen der Rechnungssoftware im Überblick
Mahnungen schreiben Sie einfach online mit teamspace
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Allgemeines zu Mahnungen
Welche Mahnfristen muss ich beachten?
Oft ist die Frage wichtig, ab wann ein Kunde im Zahlungsverzug ist. Dabei müssen Sie zwischen Privat- und Geschäftskunden unterscheiden.
Geschäftskunde
Ist im Kaufvertrag bzw. den AGBs keine explizite Zahlungsfrist festgehalten, gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Ab dem 31. Tag ist der Kunde also offiziell in Zahlungsverzug.
Privatkunde
Bei Privatkunden müssen Sie auf der Rechnung explizit auf die gesetzliche (bzw. individuell vereinbarte) Zahlungsfrist hinweisen. Nur dann ist der Kunde nach Ablauf der Frist in Verzug. Ist ein solcher Hinweis nicht vorhanden, müssen Sie nach Ablauf der Frist erst eine Mahnung schicken, damit der Kunde in Verzug gerät.
Welches Zahlungsziel sollte ich in einer Mahnung angeben?
Grundsätzlich entscheidet der Auftragnehmer über seine Mahnfristen. Unrealistisch kurze Zahlungsziele werden allerdings keinen Erfolg haben. Zu empfehlen ist, in der ersten Mahnung ein Zahlungsziel von 10 Werktagen anzupeilen. Für die zweite Mahnung kann das Zahlungsziel dann bereits auf 5 Werktage herabgesetzt werden, um den Druck auf den Kunden zu erhöhen.