E-Leadership – Erfolgreich virtuelle Teams führen

Was ist E-Leadership?

„E-Leadership“ oder auch „Digital Leadership“ meint einen Prozess, bei dem Vorgesetzte ein Team leiten, das virtuell zusammenarbeitet. Dabei steuern und kommunizieren sie mit Teammitgliedern über digitale Kanäle, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen.

Eng mit dem E-Leadership verknüpft ist der Begriff des virtuellen Teams. Deren Mitglieder arbeiten

Virtuelle Teams und E-Leadership sind Formen der Zusammenarbeit, die sich infolge von Pandemie und zunehmender Digitalisierung in immer mehr Unternehmen weltweit durchsetzen.

Was unterscheidet E-Leadership von traditioneller Führung?

Früher lief man einfach herum …

Charakteristisch für das E-Leadership ist, dass Teams nicht wie früher an einem Ort zusammenarbeiten. Daher können Vorgesetzte die Arbeit des Teams nicht einfach überwachen, indem sie von Büro zu Büro wandern („Management by walking around“, MBWA).

Toyota prägte für diesen Managementansatz den Begriff „Genba kaizen“. Dabei begeben sich Vorgesetzte direkt an den Ort der Wertschöpfung, z. B. die Produktionslinie oder den Verkaufsraum, lernen die Arbeitsabläufe kennen und suchen nach Verbesserungspotenzialen.

Mitarbeiter zu führen, indem man sich direkt vor Ort mit ihnen austauscht, wurde rasch zum Standard und ist auch ein wichtiger Bestandteil der Lean Management Philosophie: 45 bis 60 Minuten pro Woche sollen Führungskräfte dafür aufwenden.

… Heute „videotelefoniert“ man

Durch Home-Office-Pflicht und Digitalisierung arbeiten spätestens seit der Pandemie viele Arbeitnehmer ganz oder zeitweise von zuhause aus. Manche Unternehmen haben ihren Betrieb sogar komplett auf eine hybride Zusammenarbeit umgestellt, bei der ein Teil der Belegschaft im Büro und ein anderer Teil im Home Office arbeitet (Hybrid Work).

Die Abstimmung zwischen den einzelnen Teammitgliedern funktioniert vor allem über Tools zur Videotelefonie wie Microsoft Teams und Zoom. Sie ermöglichen, sich schnell und unkompliziert digital auszutauschen, sind aber keine Lösung für die klassische Mitarbeiterführung.

Um Teams zu leiten, die überwiegend virtuell zusammenarbeiten, braucht es neben geeigneten elektronischen Medien auch einen anderen Führungsansatz. Die „Digital Leadership“-Studie von Personalwirtschaft, CLBO, DGFP und Groß & Cie bestätigt das.¹ In einer Online-Befragung bewerteten 325 Mitarbeiter und Führungskräfte die wichtigsten Elemente des E-Leaderships. Dabei wurde die „Entwicklung neuer Führungskompetenzen“ von mehr als 75 Prozent der Befragten als sehr bedeutsam oder unabdingbar eingeschätzt.

Die folgende Tabelle stellt die Unterschiede zwischen E- bzw. Digital Leadership und traditioneller Führung gegenüber.

E-Leadership

Traditionelle Führung

Die Verantwortung richtet sich nach Aufgabe, Kontext und aktueller Rolle der Führungskraft.

Verantwortung

Die Verantwortung richtet sich nach der Position der Führungskraft und der Hierarchie.

Entscheidungsprinzipien und der Unternehmensprozess bestimmen, wer entscheidet.

Entscheidung

Die Führungskraft mit der höchsten Position innerhalb der Hierarchie entscheidet.

Führungskräfte verteilen, priorisieren und überwachen Aufgaben gemeinsam im Team.

Ergebnis

Führungskräfte delegieren Aufgaben, planen Ressourcen und überwachen den Fortschritt.

Informationen werden in Echtzeit geteilt und aktiv von den Mitarbeitern eingeholt.

Information

Informationen werden in regelmäßigen Abständen in Stufen „von oben nach unten“ weitergetragen.

Der Fokus liegt gleichermaßen auf Mitarbeitern und Team. Zusammenarbeit und Teamergebnis zählen.

Zielsetzung und Beurteilung

Der Fokus liegt auf individuellen Zielen, Leistungen und Anreizen.

Prozesse helfen dabei, aus Fehlern zu lernen. Führungskräfte moderieren und schaffen den Rahmen.

Fehler und Konflikte

Feste Regeln dienen dazu, Fehler und Konflikte zu vermeiden.

Bestehende Strukturen und Prozesse werden hinterfragt, Mitarbeiter erhalten mehr Gestaltungsfreiraum.

Veränderung

Der Fokus liegt auf der Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse.

In Anlehnung an van Dick et al. (2016)¹

Was macht einen guten „Digital Leader“ aus?

Das Führen virtueller Teams ist anspruchsvoll, denn es verlangt neben einem veränderten Selbstverständnis auch ausgeprägte Social Skills. Durch die oft rein digitale Kommunikation müssen Digital Leader Vertrauen und professionelle Beziehungen in einem engeren Rahmen und mit begrenzten Mitteln aufbauen. Das erfordert eine Reihe von Kompetenzen für das E-Leadership:

Flexible und agile Arbeitsweise: Gerade in den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten zur digitalen Mitarbeiterführung stark weiterentwickelt. Diese Evolution fordert auch Führungskräfte, die flexibel auf neue Trends und Erkenntnisse reagieren müssen. Vor allem agile Arbeitsmethoden sind zwar schon lange bekannt, gewinnen aber im digitalen Umfeld weiter an Bedeutung.

Partizipativer Führungsstil: Das Top-down Management weicht beim E-Leadership einem partizipativen Ansatz. Geführt wird nicht mehr strikt entlang der Hierarchielinie, sondern situationsabhängig. Digitale Führungskräfte übernehmen dabei die Rolle eines Coachs und Moderators. Sie fördern die Selbstverantwortung ihrer Mitarbeiter und lösen Aufgaben gemeinschaftlich in Projektteams, statt sie innerhalb starrer Strukturen zu delegieren.
Technik- und Digital-Kompetenz: Ein Grundverständnis der Technik und idealerweise auch eine gewisse Affinität zu digitalen Themen sind eine wichtige Voraussetzung für das E-Leadership. Kein anderer Managementansatz baut so aktiv auf technische Hilfsmittel. Angefangen von Videokonferenztools bis hin zur ERP-Software für das Aufgabenmanagement – Smarte digitale Lösungen sind das Rüstzeug für modernes Management.
Offenheit und Proaktivität: Ein Digital Leader ist offen für neue Methoden und Werkzeuge. Er behält Trends im Auge, reagiert flexibel auf neue Führungsansätze und setzt Ideen proaktiv um. Auch Mitarbeiter dürfen und sollen eigene Vorschläge aktiv einbringen. Wichtig ist dabei vor allem ein wertschätzender Umgang mit den Wünschen im eigenen Team.
Aktives Beziehungsmanagement: Durch die verstärkt eigenverantwortliche Arbeit in virtuellen Teams droht die Gefahr von Isolation und „Digital fatigue“. Führungskräfte sollten daher ein feines Gespür für die Stimmung im Team besitzen – umso mehr, da sich die Kommunikation oft auf einen Bildschirm beschränkt. Eine sorgfältige Teamzusammenstellung kann für eine positive Gruppendynamik sorgen und Konflikten vorbeugen.
Positive Fehlerkultur: Nicht alle Mitarbeiter sind neuen Technologien und digitalen Prozessen gleichermaßen zugewandt. Für viele sind neue Arbeitsabläufe zunächst ungewohnt und mit zusätzlicher Mühe verbunden. Bei der Umstellung passieren zwangsläufig Fehler. Ein guter Digital Leader hebt jedoch die Chance hervor, daraus zu lernen und Prozesse besser zu machen. Das ermuntert Mitarbeiter, sich auf Neues einzulassen.

Empfehlungen für das E-Leadership

Beim Thema E-Leadership gibt es eine große Kluft zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Das sieht auch Frank Kohl-Boas so, HR-Verantwortlicher bei Google. Bei den Ergebnissen der „Digital Leadership“-Studie überrascht ihn vor allem, dass 75 Prozent der Befragten Ihre E-Leader-Qualitäten mindestens mit gut bewerten, das Thema „E-Leadership“ aber gleichzeitig für fast die Hälfte der befragten Unternehmen aktuell kein Thema ist: „[D]ann frage ich mich schon, ob das ganze Ausmaß der digitalen Transformation auch für die Führung wahrgenommen wird.“¹

Um die digitale Transformation voranzutreiben, gibt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Rahmen der Initiative „Mittelstand-Digital“ Führungskräften Leitlinien für das E-Leadership an die Hand.² Sie zeigen die wichtigsten Stellschrauben auf, um die Diskrepanz zwischen Realität und Selbstwahrnehmung abzubauen.

Treiben Sie die Digitalisierung proaktiv voran

Digitale Prozesse erlauben Unternehmen, schneller, effizienter und erfolgreicher am Markt zu agieren. Was momentan noch ein echter Wettbewerbsvorteil sein kann, entwickelt sich im Laufe der Zeit zum Standard. Spätestens dann wird mangelnde Digitalisierung zu einem echten Hemmschuh für die Entwicklung des eigenen Unternehmens werden.

Eine Digitalisierungsstrategie hilft Unternehmen dabei, sich systematisch Gedanken über die eigenen Geschäftsprozesse zu machen. Wichtig ist, das Unternehmen als ein vernetztes Ganzes zu betrachten und nicht nach speziellen Lösungen für einzelne Abteilungen zu suchen. Andernfalls droht ein „Mosaik“ aus Inselsystemen, die nicht ausreichend miteinander harmonieren.

Schaffen Sie Akzeptanz für neue digitale Prozesse. Was jahrelang funktioniert hat, funktioniert vermutlich auch weiterhin, aber der Wettbewerb wird in der Zwischenzeit bessere Lösungen finden. Daher ist es wichtig, Mitarbeiter für neue Ansätze zu begeistern und sie aktiv in die Digitalisierungsbemühungen einzubinden.

Verwandeln Sie Hierarchiedenken in Teamwork

E-Leadership macht Hierarchien flacher, denn die Arbeit findet in virtuellen Teams statt. Wer entscheidet und das Ergebnis verantwortet, orientiert sich an den Rollen der einzelnen Teammitgliedern und den Anforderungen des Projekts, weniger an der klassischen Unternehmenshierarchie.

Es lohnt sich, diesen Gedanken auf die Gesamtorganisation zu übertragen. Das muss natürlich nicht in anarchische Zustände ausarten, aber ein Mehr an Pragmatismus und Flexibilität hilft Unternehmen in krisengeschüttelten Zeiten, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Nutzen Sie die Chancen neuer Medien

Nie zuvor gab es so viele Möglichkeiten, sich untereinander digital auszutauschen. Die Bandbreite reicht von Mails, SMS, Chats und Foren bis hin zu Videocalls und Webinaren. Auch die Geschwindigkeit, mit der Informationen und Daten geteilt werden, steigt stetig. Die Herausforderung liegt darin, bei all den Tools und Möglichkeiten den Überblick zu behalten und sie sinnvoll einzusetzen. Folgende Tipps helfen dabei:

Nutzen Sie Kommunikation stets offen und transparent. Vermeiden Sie subtile Beeinflussung und mikropolitische Taktiken (z. B. über BCC-Mails).
Äußern Sie sich verständlich und konkret. Digitale Kommunikation beruht oft auf geschriebenen Inhalten. Eine genaue Sprache ist dabei wichtig, sonst drohen Nachfragen oder unnötige Doppelarbeiten.
Qualität geht vor Quantität. Auch wenn Sie unzählige Anfragen über die unterschiedlichsten Kanäle erreichen, gilt: Eine treffende und überlegte Antwort ist viel mehr wert als eine übereilte Reaktion.
Wählen Sie Ihre Adressaten mit Bedacht. Überlegen Sie bei der virtuellen Kommunikation, für wen eine Information relevant ist. Werden Ihre Mitarbeiter in übergroßen Gruppen ständig mit Nachrichten überschüttet oder sitzen in Online-Meetings, zu denen sie nichts beizutragen haben, sinken Motivation und Produktivität.
Das Internet vergisst nicht. Achten Sie bei digitaler Kommunikation auf Inhalt und Ton. Vermeiden Sie Nachrichten, die für unnötigen Konfliktstoff sorgen können.
Persönliche Kommunikation bleibt wichtig. Bestimmte Themen sind nicht für Telefon oder Videocall geeignet. Behalten Sie sich Ihr Gespür, bei welchen Themen dies der Fall ist und setzen Sie dafür, wenn möglich, lieber ein persönliches Treffen an.

Fördern Sie IT-Kompetenzen im Unternehmen

Mit der zunehmenden Digitalisierung wird IT-Kompetenz in allen Unternehmensbereichen zu einer wichtigen Qualifikation. Wo früher eine IT-Abteilung oder der interne Helpdesk ausreichend waren, müssen sich Mitarbeiter nun die nötigen Fähigkeiten selbst aneignen und regelmäßig unter Beweis stellen.

Diesen Prozess können Sie aktiv unterstützen. Informieren Sie Mitarbeiter über technische Entwicklungen, die für ihre Arbeit wichtig sind. Integrieren Sie Digital-Themen in die Personalentwicklung. Schulen Sie Führungskräfte beim E-Leadership.

Da gerade die IT-Welt sehr schnelllebig ist, sollten Sie auch das „Learning by doing“ fördern. Als Experten für Ihre Aufgaben finden Mitarbeiter nicht selten durch einfaches Experimentieren gute Lösungsansätze, die Sie aufgreifen können.

Machen Sie sich die Macht von Daten zunutze

Big Data, KI, BI, Industrie 4.0 – wenn es um Unternehmensdaten und intelligente Vernetzung geht, kursieren eine Vielzahl von Buzzwords. Auch wenn diese Trends eine große Rolle spielen und in der Zukunft sicher noch wichtiger werden, sollten sich Firmen zunächst einmal um grundlegende Unternehmensdaten kümmern: Wer arbeitet gerade woran? Wie viel Zeit investieren wir in Projekt X? Welchen Umsatz haben wir letzten Monat erwirtschaftet?

Die Praxis zeigt, dass es in vielen Unternehmen schon bei der Erhebung und Auswertung grundlegender Daten hakt. Die Ursache sind vielfältig: Mangelnde oder gar keine Dokumentation, unklare oder uneinheitliche Erfassungsprozesse, Datenbrüche und inkompatible Inselsysteme sind nur einige davon. Umschiffen Sie diese Probleme am besten mit einer zentralen Softwarelösung, die alle wichtigen Geschäftsprozesse abbildet und von allen Abteilungen genutzt wird. So stellen Sie sicher, dass im Rahmen der Prozesse alle wichtigen Daten einheitlich erfasst werden und sich unkompliziert an einer zentralen Stelle auswerten lassen.

Software für das E-Leadership

Mehr als andere Führungsansätze lebt das Digital Leadership von einer guten digitalen Lösung für Ihre Geschäftsprozesse. Sie muss gleiche mehrere Zwecke erfüllen:

Erfassen: Eine Unternehmenssoftware ist nur so gut, wie die Daten, die sie erfasst. Je mehr und je wichtigere Informationen Sie über das System pflegen, desto wertvoller ist es für Ihre Geschäftstätigkeit. Angefangen bei der digitalen Kundenakte über die Zeiterfassung bis hin zum Unternehmenswiki können Mitarbeiter an vielen Stellen profitieren.
Informieren: Für Ihre Mitarbeiter sollte eine Unternehmenssoftware die zentrale Anlaufstelle sein, um an Informationen zu gelangen. Darüber stellen Sie Kundenanschriften, Prozessanleitungen, Mailverkehr und vieles weitere online zur Verfügung. Über eine sichere Cloud-Verbindung haben Ihre Mitarbeiter überall und jederzeit Zugriff.
Ausführen: Gute Unternehmenssoftware nimmt Ihnen viele Routineaufgaben ab. Projekte erstellen, Aufgaben verteilen oder Aufträge abrechnen gelingt mit der passenden Software schnell und unkompliziert. Dadurch sparen Sie mehrere Stunden Arbeit pro Monat und können sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren.
Analysieren: Werten Sie die Daten, die Sie mit der Unternehmenssoftware sammeln, direkt online aus. Dadurch behalten Sie eine Vielzahl von Kennzahlen immer im Blick: Mitarbeiterauslastung, Projektzeiten, Umsatzentwicklung und viele weitere Analysen stehen Ihnen als individuelle Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung.

Kleinen und mittelständischen Dienstleistern empfehlen wir die teamspace Unternehmenssoftware. Sie vereint CRM-System, Zeiterfassung, Projektmanagement und Finanzen in einer Softwarelösung. Damit bilden Sie alle wichtigen Geschäftsprozesse digital ab. Als Cloud-System können Ihre Mitarbeiter überall und jederzeit darauf zugreifen – im Büro, Home Office oder unterwegs. Bei der Kommunikation innerhalb Ihres virtuellen Teams unterstützt Sie die Microsoft-Teams-Integration. Darüber planen Sie Meetings und dokumentieren Telefonate – ideal für Zeitbuchungen oder zum Nachfassen.

In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen gerne, wie die Software funktioniert und wie Sie damit Ihr virtuelles Team professionell führen können.