Organisation und Kontakt anlegen
Organisationen und Kontakte
teamspace hilft Ihrem Unternehmen, Ihre Prozesse zu digitalisieren. Für die meisten Unternehmen bilden die gesammelten Kundendaten das Fundament für eine erfolgreiche Arbeit. teamspace bietet Ihnen dazu viele Möglichkeiten der Datenpflege und Auswertung. Unterschieden wird zwischen Organisationen und Kontakten – der Firma und ihren Mitarbeitern. Im Folgenden möchten wir Ihnen an einem Beispiel zeigen, wie Sie neue Kunden- und Kontaktdaten eintragen können.
In unserem Beispiel möchten Sie Frau Ignis Lumen als Kontakt anlegen, die Geschäftsführerin der Firma „Licht? Ja! AG“, einem Hersteller von Leuchtmitteln.
1. Anlegen von Organisationen
Wenn Sie die Firmendaten eines neuen Interessenten erhalten haben, empfiehlt es sich zunächst, diese Organisation in teamspace einzutragen. Klicken Sie dazu zunächst im Hauptmenü auf CRM. Hier können Sie mit dem „+“-Button einen Dialog für die Organisationserstellung öffnen.
In diesem Dialog können Sie allgemeine Daten für den Interessenten eintragen, wie den Namen und die Adresse. Als Mindestangabe reicht ein Name zur Erstellung aus. Wenn vorhanden, können Sie auch bereits kaufmännische Daten eintragen.
Haben Sie den Dialog ausgefüllt, klicken Sie auf Weiter.
Sie befinden sich nun in der Übersicht der Organisation, in der alle zugehörigen Informationen angezeigt werden. Hier sehen Sie u. a. eine Zeitleiste, die Ihnen alle Elemente in chronologischer Reihenfolge auflistet, die in Zusammenhang mit der Organisation in teamspace erzeugt wurden. Da die „Licht? Ja! AG“ neu angelegt wurde, ist die Zeitleiste zunächst leer.
Unter dem Reiter Stammdaten im Detailmanagermenü können Sie eine Vielzahl an Informationen in teamspace hinterlegen. So können Sie sämtliche Daten, die Sie über die „Licht? Ja! AG“ sammeln, im System speichern, verwalten und schließlich auswerten.
Sollte es Kundeninformationen geben, für die Sie in den Stammdaten kein geeignetes Feld finden, kann noch eine Vielzahl weitere Felder hinzugefügt werden. Auch individuelle Felder nach Ihren Anforderungen lassen sich konfigurieren.
2. Anlegen von Kontakten in einer bekannten Organisation
Nach der Organisation soll nun auch deren Geschäftsführerin Frau Ignis Lumen im System hinterlegt werden. Dies können Sie direkt aus der Organisation heraus. Im Reiter Überblick finden Sie auf der rechten Seite unter der Überschrift Zuletzt bearbeitete Elemente den Bereich Kontakte.
Durch einen Klick auf das „+“-Symbol öffnen Sie den Erstellungsdialog für Kontakte. Alternativ können Sie auch im Detailmanagermenü der Organisation in den Reiter Kontakte wechseln.
Wie bei der Organisation können Sie hier allgemeine Informationen über den Kontakt anlegen. Da der Kontakt aus einer Firma heraus erstellt wird, ist diese bereits eingetragen.
Haben Sie alles Wichtige eingetragen, klicken Sie auf Weiter. Genau wie bei der Organisation werden Sie in die Übersicht des Kontakts weitergeleitet. Hier finden Sie ebenfalls die Zeitleiste mit allen Elementen, die in teamspace zu Frau Lumen erstellt wurden. Unter Stammdaten können Sie weitere Informationen hinterlegen.
3. Anlegen von Kontakten ohne Organisation
Sie können auch Kontakte in teamspace hinterlegen, die nicht zu einer Organisation gehören. Wählen Sie dazu im Hauptmenü CRM aus. Hier können Sie über das „+“-Symbol einen Dialog für die Kontakterstellung aufrufen. Tragen Sie die Informationen über den Kontakt ein und lassen Sie das Feld Organisation leer.